Jak należy archiwizować dokumenty księgowe?

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, kierownik danej jednostki pod groźbą odpowiedzialności karno-skarbowej zobowiązany jest należycie gromadzić i przechowywać dokumenty firmowe. Prawo dokładnie podaje, które dokumenty należy trzymać, gdzie to trzeba robić, przez jaki czas i w jaki sposób. Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym wpisie.

Jakie dokumenty trzeba archiwizować? 

Dokumenty księgowe muszą być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z KPiR. Trzeba je zabezpieczyć przed ewentualnym zniszczeniem lub zgubieniem. W celu łatwiejszej identyfikacji można je opisać na podstawie podziału na poszczególne okresy rozliczeniowe. W przypadku kontroli organów skarbowych dostęp do dokumentów powinien być bezproblemowy. Wymagane jest przechowywanie:

• podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów,
• ewidencji sprzedaży,
• rejestrów VAT sprzedaży i zakupów,
• deklaracji,
• dowodów księgowych (potwierdzenia ze sprzedaży i zakupów, noty korygujące, noty księgowe)
• dokumentów inwentaryzacyjnych (spis z natury),
• ewidencji środków trwałych,
• kopii roboczych zeznania podatkowego.

W przypadku ksiąg prowadzonych za pomocą oprogramowania archiwizacja wymaga tworzenia trwałych kompletów na nośnikach informatycznych. Muszą one być zabezpieczone przed dokonywaniem ewentualnych zmian w treści, dostępem nieupoważnionych osób, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Warunkiem takiego sposobu przechowywania jest także możliwość ich odtworzenia w przyszłości.

Okres archiwizacji dokumentów księgowych 

Dokumenty najczęściej trzeba przechowywać przez okres 5 lat. W niektórych przypadkach Ustawa o rachunkowości przewiduje termin 10 lat, jednak należy przy tym uwzględnić Ustawę o ordynacji podatkowej i ewentualnie inne akty prawne. W okresie 5 lat wymagane jest archiwizowanie:

• zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych;
• ksiąg rachunkowych;
• jednolitych plików kontrolnych;
• dokumentów podatkowych;
• dokumentów związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych;
• dowodów księgowych dotyczących środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym.

Według Ustawy o rachunkowości czas przechowywania dokumentów należy liczyć od początku roku następującego po roku obrotowym. Jednak ze względu na terminy prawa podatkowego, dokumenty powinny być archiwizowane przez dłuższy czas. W przypadku pełnej księgowości, księgi rachunkowe za rok zakończony 31 grudnia 2020 r. trzeba trzymać do 2024 r. Sprawozdanie finansowe z tego samego okresu, które zostało zatwierdzone do 2021 r., podlega archiwizacji do końca 2026 r. To wpływa na wydłużenie czasu przechowywania ksiąg.

Po obowiązkowym okresie archiwizacji dokumenty można zniszczyć, co wymaga sporządzenia protokołu z opisem dotyczącym zniszczenia oraz podpisem osób odpowiedzialnych za likwidację. Prawo nie narzuca formy usuwania dokumentów.