Prowadzenie ewidencji VAT - na czym polega?

Czynnymi podatnikami VAT są przedsiębiorcy, którzy w sprzedaży towarów i usług objętych podatkiem VAT w ciągu roku przekroczyli limit 200 tys. zł. Są oni obowiązani do prowadzenia pełnej ewidencji na potrzeby podatku VAT. Od 2018 roku ewidencja VAT jest obligatoryjnie prowadzona w formie elektronicznej poprzez zastosowanie odpowiednich programów komputerowych. Na czym dokładnie ona polega?

Z czego składa się JPK_VAT?

Zarejestrowany czynny podatnik VAT zobowiązany jest prowadzić w formie elektronicznej rejestr sprzedaży i zakupów. Ewidencja sprzedaży pozwala na prawidłowe wyliczenie kwot podatku należnego z danego okresu rozliczeniowego. Ewidencja zakupów umożliwia określenie wysokości podatku naliczonego, który podlega odliczeniu w danym okresie rozliczeniowym. Dzięki tym danym można przygotować prawidłową deklarację podatkową, informację podsumowującą oraz Jednolity Plik Kontrolny JPK_VAT. Wzór nie jest określony w przepisach, dlatego do ewidencji oraz jego sporządzania wiele osób korzysta z usług rachunkowych. JPK_VAT musi uwzględniać pewne elementy: przedmiot opodatkowania, podstawę opodatkowania, wysokość podatku należnego i naliczonego, wysokość korekty podatku należnego kwoty podatku podlegające wpłacie do urzędu skarbowego oraz dane służące do identyfikacji transakcji i podatnika.

Prowadzenie rejestru przez różnych podatników

W rejestrze VAT nie zamieszcza się wydatków na zakupy zwolnione z opodatkowania (np. znaczki pocztowe), nieopodatkowane (np. opłata skarbowa) oraz takie, od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego (np. zakup usług noclegowych lub gastronomicznych). Takie wydatki nie wpływają na wysokość zobowiązania podatkowego. Wpisuje się je w PKPiR zgodnie z ustawą o PIT (albo w ewidencji przychodów). Podstawą zapisu w rejestrze VAT są:

• faktury VAT, VAT RR, VAT marża, faktury zaliczkowe;
• raporty okresowe generowane z kas fiskalnych;
• paragony, które zawierają wymagane dane;
• inne dokumenty (np. dokumenty celne).

Podatnik wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT, czyli tzw. zwolnienie przedmiotowe, nie musi prowadzić ewidencji VAT, składać deklaracji ani dokonywać rejestracji. Natomiast podatnik zwolniony podmiotowo, ze względu na limit do 200 000 zł, zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji uproszczonej na każdy dzień, lecz nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. W ten sposób może sprawdzać, czy nie przekracza dopuszczalnej kwoty  uprawniającej do zwolnienia. Ewidencja uproszczona nie ma określonego wzoru. Może zawierać liczbę porządkową, datę sprzedaży, wartość sprzedaży oraz inne informacje.