Zalety dokumentacji księgowej w wersji elektronicznej

Coraz więcej polskich firm, zarówno tych dużych, jak i mniejszych, odchodzi od tradycyjnego przechowywania dokumentów księgowych w wersji papierowej, wybierając archiwizację częściowo lub wyłącznie w formie elektronicznej. Jest wiele argumentów przemawiających za słusznością takiego podejścia. Przekonaj się, jakie są najważniejsze zalety prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej.

 

Elektroniczna dokumentacja księgowa — dlaczego warto?

Dokumentacja księgowa w wersji elektronicznej to szereg korzyści, które przekładają się na możliwość ograniczenia kosztów i oszczędność czasu. Dzięki temu rozwiązaniu można skutecznie usprawnić komunikację w przedsiębiorstwie, a także poza nim. Dokumenty są sprawnie i łatwo przekazywane zarówno pomiędzy pracownikami czy działami, jak i między firmą a podmiotami zewnętrznymi, np. biurem rachunkowym, które odpowiada za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Nie trzeba przy tym korzystać z usług kurierów bądź poczty. Za sprawą procesów automatyzacji lub standaryzacji procesu tworzenia, importowania czy archiwizowania skracany jest czas pracy nad dokumentami. Skutecznie zmniejsza się też poziom ryzyka ewentualnych błędów i uchybień, wynikających z pomyłek ludzkich przy ręcznym wprowadzaniu danych.

Jest to również doskonały sposób na zapewnienie znacznie łatwiejszego dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca. Nie trzeba być fizycznie w biurze czy siedzibie firmy, aby mieć dostęp do niezbędnych danych, co jest szczególnie istotne obecnie, kiedy coraz częściej istnieje konieczność wykonywania pracy zdalnej. Łatwiej jest również wyszukać niezbędne dokumenty.

Dokumentacja papierowa musi być odpowiednio przechowywana. Trzeba więc przygotować odpowiednie miejsce, w którym dokumenty będą umieszczone, a także zadbać o prawidłowe warunki, w tym skutecznych zabezpieczeń. W przypadku systemów elektronicznych nie ma żadnych ograniczeń przestrzennych. Dokumenty księgowe znajdują się na pamięciach dyskowych, których pojemność może być sukcesywnie powiększana. Co więcej, gromadzenie i przetwarzanie dokumentacji księgowej w postaci elektronicznej jest bezpieczne za sprawą nowoczesnych rozwiązań.

Dokumentacja księgowa w wersji elektronicznej to rozwiązanie nie tylko ekonomiczne, ale i ekologiczne. W ten sposób można skutecznie zredukować zużycie papieru. Oprócz tego w ten sposób ograniczana jest ilość tradycyjnych przesyłek ze względu na m.in. mniejsze zużycie paliwa.