Zaliczki pracownicze - na co mogą być przyznawane i jak je rozliczyć?

Obsługa księgowa firmy wiąże się nie tylko z wykonywaniem zadań wynikających z prowadzenia ksiąg, ale często obejmuje też inne obszary np. usługi kadrowe albo płacowe. W takich przypadkach biuro rachunkowe będzie zajmowało się również m.in. naliczaniem i rozliczaniem wynagrodzeń oraz sporządzaniem list płac. W wielu sytuacjach będzie to jednak oznaczało konieczność prawidłowego zaksięgowania sum przekazywanych w innych terminach niż całość wynagrodzenia. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

 

Kiedy można mówić o wypłacie zaliczki?

Stosunki między pracownikiem a pracodawcą obejmują również rozliczenia finansowe związane z regulowaniem wobec siebie należności z tytułu rozmaitych zobowiązań. W standardowych sytuacjach środki przekazywane pracownikom są wypłacane z tytułu wynagrodzeń po upływie okresu rozliczeniowego. Podobnie rozliczane są wszelkiego rodzaju zwroty dokonywane po poniesieniu przez zatrudnionego wydatku związanego z potrzebami pracodawcy np. odbywaną podróżą służbową, zakupem narzędzi lub materiałów czy praniem odzieży roboczej. Istnieje jednak również możliwość przekazywania stosownych sum w formie zaliczek.

Jak rozlicza się zaliczki?

Z punktu widzenia podatkowego zwroty wydatków poniesionych przez pracownika w związku z potrzebami firmy, w której jest on zatrudniony, nie stanowią jego przychodu. Inaczej będzie w przypadku zaliczek na wynagrodzenie, które zwiększają uzyskiwany dochód. Wiążę się to więc z koniecznością naliczenia od przekazanej pracownikowi kwoty zaliczki na podatek dochodowy, a także odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne i emerytalne, a także zdrowotne. Zarówno sumy stanowiące zaliczkę, jak i wynikające z tego zobowiązania podatkowe i składki ZUS są uwzględniane przy podliczaniu ogółu płac w danym miesiącu.