Ewidencja środków trwałych - kto za nią odpowiada?

Prowadzenie działalności gospodarczej niezależnie od tego, w jakiej formie prawnej się odbywa, wiąże się z koniecznością założenia i wypełniania wymaganej przez obowiązujące przepisy dokumentacji księgowej. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, a także spółek cywilnych działających na mocy kodeksu cywilnego oraz spółek osobowych tj. partnerskich i jawnych, których przychody w poprzednim roku obrachunkowym nie przekroczyły równowartości 2 mln euro, będzie ona miała postać podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo ewidencji przychodów, jeśli firma spełnia warunki określone w rozporządzeniu. Poza nimi przedsiębiorca lub działająca na jego zlecenie księgowa muszą również założyć ewidencję środków trwałych. Przekonajmy się, czym ona jest i do czego służy.

Czym jest ewidencja środków trwałych?

Ewidencja środków trwałych służy do zapisywania informacji o posiadanych środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych. Będą to m.in. budowle, budynki i lokale będące odrębną własnością, jak również maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty, których okres użytkowania będzie dłuższy niż rok. W grę wchodzą tu zarówno ruchomości i nieruchomości wykorzystywane na potrzeby przedsiębiorstwa, jak i oddane innym podmiotom w ramach umowy najmu lub dzierżawy. Podstawowe dane na temat każdego ze składników majątku będącego środkiem trwałym to jego wartość początkowa, a więc cena zakupu wraz z wydatkami związanymi z transportem, montażem i uruchomieniem, a jeżeli został on wytworzony we własnym zakresie – poniesione w tym celu nakłady.

Do czego służy ewidencja środków trwałych?

Zapisy w ewidencji środków trwałych są podstawą do naliczania odpisów amortyzacyjnych. Bez jej prowadzenia, wyliczone na podstawie obowiązujących stawek i według dopuszczalnej w przypadku konkretnego składnika majątku metody kwoty nie będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, a więc nie obniżą wysokości płaconego podatku dochodowego. Ewidencja środków trwałych jest też podstawą do określenia wartości składników majątku w razie likwidacji działalności.